ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Администратора офиса

1. Общие положения

1.1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

    1.2. На   должность  администратора  офиса  принимается  лицо,  имеющее

__________________________ профессиональное образование, опыт хозяйственной

    (высшее/среднее)

и административной работы не менее _______________________________________.

                                           (1 года/2 лет/3 лет/пр.)

1.3. Администратор офиса должен знать:

— расположение офисных помещений;

— принципы планировки и оформления помещений офиса;

— правила и методы организации работы офиса;

— сферу деятельности работников офиса;

— этику взаимоотношений в рабочей группе;

— стандарты делопроизводства;

— принципы организации снабжения офиса;

— требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;

— техническое оснащение офиса;

— правила пользования оргтехникой;

— принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения;

— основы эстетики, этики и социальной психологии;

— основы трудового законодательства;

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— правила охраны труда и пожарной безопасности;

— _________________________________________________________.

1.4. Администратор офиса в своей деятельности руководствуется:

    — Уставом (Положением) _______________________________________________;

                                    (наименование организации)

— настоящей должностной инструкцией;

    — __________________________________________________________

           (иными актами и документами, непосредственно связанными с

_________________________________________________________.

               трудовой функцией администратора офиса)

    1.5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ________________________________________________________.

                  (наименование должности руководителя)

1.6. В период отсутствия администратора офиса (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. _____________________________________________________.

2. Функции

2.1. Организация работы и материально-техническое обеспечение офиса.

2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей.

3. Должностные обязанности

Администратор офиса исполняет следующие обязанности:

3.1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

3.2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3.3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

3.4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

3.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

3.6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

3.7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

3.8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

3.9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

3.10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

3.11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

3.12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

3.13. Ведет учет посетителей.

3.14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

3.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3.16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

3.17. ______________________________________________________.

                                (иные обязанности)

4. Права

Администратор офиса имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

4.6. ________________________________________________________.

                                (иные права)

5. Ответственность

5.1. Администратор офиса привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ________________________________________________________.

6. Заключительные положения

    6.1.  Ознакомление  работника  с  настоящей   должностной   инструкцией

осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

    Факт   ознакомления   работника  с  настоящей  должностной  инструкцией

подтверждается ___________________________________________________

                 (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой

__________________________________________________________

            частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления______________________________________________

      с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции,

_________________________________________________________.

                хранящемся у работодателя; иным способом)

6.2. _________________________________________________________.